LATAA OSALLISTUJAN TIETOSUOJASELOSTE PDF-TIEDOSTONA

OSALLISTUJAN TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/99) 10§
Laatimispvm. 23.2.2019

1. REKISTERIN NIMI
Fatherheart Finland ry:n osallistujarekisteri

2. REKISTERINPITÄJÄ
Nimi: Fatherheart Finland ry, Y-tunnus 2285376-8
Postiosoite: PL 119, 15101 Lahti

3. REKISTERIASIOISTA VASTAAVAT HENKILÖT

Nimi: Pekka Daniel Rimpeläinen
Osoite: Email: pekkadaniel@fhfinland.fi
Nimi: Hallituksen puheenjohtaja
Osoite: Email: info@fhfinland.fi
Nimi: Yhdistyksen koordinaattorit
Osoite: Email: info@fhfinland.fi

3. REKISTERIN NIMI

Fatherheart Finland ry:n osallistujarekisteri.

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA KÄSITTELYN PERUSTE

Osallistujarekisteri toimii Fatherheart Finland ry:n tapahtumiin osallistujien yhteystietorekisterinä. Rekisteri sisältää yhteystietoja Fatherheart Finlandin tapahtumiin osallistujista.

Rekisterin käyttötarkoituksena on tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilötietojen hallinta, osallistujatietojen todentaminen, osallistujatietojen hoitaminen, tiedottaminen, markkinointi/suoramarkkinointi sekä jäsenen ja yhdistyksen oikeuksien ja velvollisuuksien toteutuminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Markkinointi ja suoramarkkinointi perustuvat yhdistyksen oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja sekä asiakassuhteen hoitamiseksi että tapahtumiin osallistujien palvelemiseksi.

Yhdistys käsittelee jäsenrekisterin henkilötietoja vain tässä selosteessa määriteltyyn tarkoitukseen.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

  • Perustietoja, kuten nimi, puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite, kansallisuus
  • Syntymä aika, sukupuoli, perhesuhteet
  • Erityisruokavaliot ja ruoka-allergiat,
  • Huomioon otettavat sairaudet
  • Mahdolliset muut tapahtuman aikana tarvittavat tiedot
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • Tapahtumatiedot
  • Tapahtumiin osallistumiseen liittyvät tiedot
  • Rekisteröidyn itse antamat tiedot
  • Arkaluontoisiksi katsottavien tietojen käsittely tapahtuu henkilön nimenomaisella suostumuksella

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan tapahtumiin osallistujalta itseltään muun muassa www -lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelun kautta, sopimuksista, henkilön tapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

7. TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötiedot säilytetään osallistujarekisterissä aktiivisina niin kauan, kun tapahtuma on kokonaisuudessaan loppuun käsitelty. Tapahtuman jälkeen tietoja säilytetään osallistujarekisterissä seuraaviin tapahtumiin osallistumista varten. Jos henkilö ei ole osallistunut tapahtumiin viiden (5) vuoden kuluessa, henkilön tiedot poistuvat osallistujarekisteristä.

8. TIETOJEN LUOVUTUS

Henkilötietoja ei luovuta suoramarkkinointitarkoituksiin eikä niitä luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei siirretä
Euroopan talousalueen tai Euroopan unionin ulkopuolelle.

9. TIETOJEN SUOJAAMINEN

Kaikkia henkilötietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille tahoille. Rekisteriä käyttävät vain Fatherheart Finland ry:n työssään tarvitsevat henkilöt. Rekisterissä olevia tietoja säilytetään Fatherheart Finlandin tietojärjestelmissä. Verkkopalvelun ylläpitäjän tietoverkossa ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Rekisterin käyttö on suojattu
äyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Järjestelmä on suojattu asianmukaisesti ja suojaustoimenpiteitä päivitetään tarvittaessa.

Rekisterin käytöstä on laadittu sisäiset ohjeet. Tietokannasta tulostettava manuaalinen tietokanta säilytetään lainsäädännössä edellytetyllä tavalla ja hävitetään tarvittaessa turvallisesti.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Henkilön tiedot voidaan poistaa yhteystietorekisteristä henkilön pyynnöstä (puhelimitse, kirjallisesti tai sähköpostilla) tai osoitetietojen vanhentumisen vuoksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Tietojen tarkastusta ja oikaisua koskeva kirjallinen pyyntö tulee osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (ks. kohta 3). Lähtökohtaisesti tarkastuspyynnön voi tehdä maksuttomasti 1 kerran vuodessa.

Rekisterin pitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterin pitäjä vastaa pyynnön esittäneelle henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Yhdistys voi myös kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Kielto merkitään rekisteriin.